La diferencia entre ambos términos puede entenderse si nos ubicamos, por ejemplo, en el contexto de documentos de exportación e importación. El punto clave es el nivel de transformación que cada término implica para la información, formato y estructura del documento en cuestión.
¿Qué es la digitization? (o digitización, en español)
Se refiere al proceso de convertir documentos en papel en un formato digital. Se trata básicamente de escanear el documento para obtener una versión electrónica (por ejemplo, en un archivo PDF o imagen).
Desde el punto de vista operativo, este nuevo formato no cambia drásticamente los procesos. Confiere mayor agilidad en su manipulación (acceso y almacenamiento) al permitir que el documento exista en un formato digital en lugar de uno físico, pero no reduce la necesidad de procesos manuales ni automatiza el flujo de trabajo.
Por ejemplo, si tenemos un certificado de origen en papel, al escanearlo y guardarlo como archivo en la PC, hemos digitizado el documento. En cuanto a contenido, formato y propósito, es igual a su versión en papel.
¿Y la digitalización?
Con la digitalización entran en juego las capacidades digitales del documento en cuestión. Esto se debe a que para digitalizarlo ha sido necesario un rediseño profundo del proceso hasta llegar a él, incrementando así la eficiencia en todas las etapas de su ciclo de vida (es decir, a lo largo de todo el proceso de exportación o importación).
Si bien estamos ciertamente convirtiendo un documento físico en digital (digitization), lo que buscamos con la digitalización es automatizar y agilizar procesos mediante tecnologías vigentes como intercambio de datos electrónicos (EDI), blockchain, cloud computing, o smart contracts.
Podemos tomar como ejemplo otro documento de la cadena de valor del comercio exterior: el Bill of Lading.
La digitalización permitiría generarlo electrónicamente en una plataforma digital segura y enlazada entre todos agentes intervinientes (despachantes, aduana, importadores, exportadores, naviera, terminal portuaria, etc.). Además, la validación podría realizarse automáticamente y, mediante blockchain, trazar su autenticidad en toda la cadena de suministro.
Beneficios de la digitalización
- Aumenta la transparencia y reduce los errores en el proceso
- Reduce tiempos y costos de procesamiento
- Facilita el acceso a data analytics (Los documentos en este formato permiten generar estadísticas con mayor facilidad).
Algunos desafíos
- Necesidad de inversiones en tecnología e infraestructura
- Inicialmente, demandará inversión de tiempo en capacitación
- Posible resistencia cultural ante cambios de procesos organizacionales
En resumen, la digitalización de documentos confiere mayor velocidad, seguridad y transparencia a lo largo de las cadenas globales de valor, especialmente en aquellas más complejas, donde múltiples agentes intervinientes necesitan verificar, aceptar y procesar documentos de manera confiable.
Nota publicada en Octubre 2024 en el portal Trade News, de Argentina (click aquí para ver).
Por Lic. Gino Baldissare
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